人は複数のことを同時に行うことを苦手としています。
それでも同時にやろうとすると確認漏れからミスにつながるなどクオリティが下がったりします。
私が社会経験が浅い頃にまず最初にしたことは、意識することでしたが「漏れが無いようにしっかり意識します。」では防止にはなりません。
私はもともと、忘れっぽくて細かいミスが多くマルチタスクが苦手だったので、一つ一つの処理をこなしていくというスタイルにしました。
そこで、タスク管理が必要だと思い、試行錯誤していくと少し工夫するだけで簡単にタスク管理がうまくいき、驚くほど改善されました。
仕事をするうえで、タスク管理は重要ですので、継続して記録する必要があります。
ですので続けることができるタスク管理表、むしろ勝手に続けてしまうタスク管理表を作ってしまえばいいんです。
この記事では、何度も漏れが発生してしまうことが多かった私が、驚くほど改善された事例を紹介します。
未完成のタスク管理を工夫して、続けることができるタスク管理表
私の仕事内容がパソコンを使用するものだったので、その仕事内容のURLやドキュメントやスプレッドシートなどのタブを、その仕事が終わるまでもしくは抜け漏れがない状態になるまでは残しておくということをしました。
付箋を貼る・メモをするなどに近い行動だと思います。
そもそも付箋を貼るというのが見た目がごちゃごちゃして嫌だったので、その仕事が終わるまでもしくは抜け漏れがない状態になるまでタブを閉じないというルールにしました。
すると、仕事が溜まるとウィンドウのタブがごちゃごちゃするのが嫌だったので、仕事をさっさと終わらせて閉じるという習慣が身に付きました。
ただ、長期間にわたり続くタスクもあると思います。
なので、私が一番オススメするのは個人用のタスク管理をするということです。
ですが、ただタスク管理をするだけでなく、自分に最大限メリットがあるようにカスタマイズしたもの、実際に日々自分から使ってしまうタスク管理表を作成しましょう。
後半で説明しますが、デメリットしかないものはなかなか続きませんので、タスク管理するメリットがあるタスク管理表を作成することで、続けられるタスク管理表ができるということです。
続けられるタスク管理
仕事で確認漏れやミスが多い方やスケジュールの管理が苦手な方はタスク管理を徹底しましょう。
例えば確認漏れについては、その仕事+チェック自体をタスク化して作業が終わった後にチェックのタスクは済みとするのです。
私のやり方を紹介します。
私の場合は①チャットツールの自分のルームに「これこれをやっておく」など簡単な一言を書いています。
タスクが発生すると分かった時点でメモ帳でも何でもいいので、まずどこかしらにメモをすることを最低条件にしています。
次に個人用にスプレッドシートで作成した②タスク管理表にタスク内容やリンク先などを必ず記載します。
この時➁をやれば①はやらなくていいというルールにしています。
③会社用のタスク管理表に転記します。
この➁と③が重複しているように見えますが、②が重要でメリットがあることなので後ほど記載します。
③だと統一の形から変更できないことも多いと思うので、②のように自由に変更ができる自分用のタスク管理表を作成するんです。
次の部分で、この②のタスク管理表について勝手に続くタスク管理表を作成するという例を紹介します。
タスク管理をしない人・できない・続かない人の一番の理由
タスク管理に限らない話ですが、こういった継続的な作業やルール、管理などが続かない人の理由は、メリットが少ないからです。
ただタスクを記載していくだけでは正直なところ「めんどくさい」だけでやりたくないですよね？
ですのでこの「めんどくさい」を超えるようなメリットがある、自分でカスタマイズしたタスク管理表を作成して、続けられるようにするんです。
個人用のタスク管理表を作成する理由
１番のメリットは自分用にカスタマイズできるので、様々な役割に使えるということです。
例えば、昇給評価面談でアピールできるような内容は書き溜めていき、各月の月末にはその月のアピールを説明するためのできごとや件数が溜まるようにしています。
・私は〇月にこの仕事を巻き取り、始めた当初はこうでしたが３ヶ月経った今では〇倍の売上となりました。それは〇月〇日からこういった取り組みをしたからです。
・私はこの仕事を〇月に〇回対応しており、その中でも高度な内容を〇本対応しています。
・私はチーム全体の能力引き上げに貢献するために、勝ちパターンや有益情報がでた時に共有するようにしています。実際に今月は〇個の勝ちパターン・〇個の有益情報を共有しました。
など具体的な実例や数字と一緒に自信をもって断言して説明ができます。
この方法だと短時間で濃厚な内容を具体的に簡潔に多数の成果をアピールすることができます。
昇給評価面談で「えーっと、確か３週間程前にこういったことをしたと思います。えーっとここじゃなくてー」なんて言いながら探し出すなんて時間の無駄です。
人によってはブラックな会社に、実際の仕事の時間を記録することで辞める時に残業代を請求する証拠にもなります。
こなした仕事の件数や時間、短縮した時間など記載してこれだけやったんだというのを感覚的にではなく、明確に分かるのでモチベーションにつながることもあります。
これはタスク管理表に記載しておくと同時にこの管理もできるなといった、自分のスタイルにあった自分のためのタスク管理表を作成してみてください。
＜メモ＞私のタスク管理表の内容を少し公開
仕事開始の時間を固定で記載しています。
実際にタスク表に記載するのは仕事の区分、内容、備考(書くことがあれば)、終了時間です。
前の仕事終了時間と今の仕事の終わりの時間の差が作業時間なので、作業時間が出るよう関数を入れています。
また、その仕事の区分ごとに作業時間を集計するようにこちらも関数を組んでいます。
私は直接的な仕事を多く、間接的な仕事を少なくしたいので、業務内容だけではなく仕事の区分で作業時間がわかるにしています。
(仕事の区分については自分用にアレンジしたものなので、この区分は人によって必要ないかもしれません)
タスクを見返すことができる
自分が今日・今月・数か月前何をしたのかすぐに見ることができます。
いつもは１時間で終わるはずなのにこの時は３時間かかった
→イレギュラーなことが発生してやり方が変わった、見込みの作業量よりも実際の作業量が増えた。
など何か原因があるはずです。
原因が分かればその防止や対処法を立て、改良・改善することができます。
私の場合は、このタスクに何時間何分かかったかというのが分かるように、終わりの時間だけ入力すると自動的にその仕事の作業時間が出るように作っています。
ですので、これ無駄だな・時間短縮できるなといったことや、仕事の区分を分けているので間接的な区分の業務が増えすぎているなど分かるようにしています。
意外と自分の感覚と、実際のタスクの量はズレていたりするので、見返して改善することも大切です。
その他のタスクという枠を作る
トイレや喫煙に行ったとき・ミーティング資料を読み込む・自分の仕事に関係のない連絡に一応目を通しておく・後輩の作成した資料の確認時間・他部署への連絡など、その行動自体は仕事の成果と言えないもの、分類できないものをその他のタスクとして枠を作ってみてください。
意外と雑務やその他のタスクが占める割合が多く驚きます。
ですが、雑務とはいえそのおかげで仕事が回っていることもあるので、これくらいの時間なら受け入れるというのも一つの手だと思いますが、中には全くもって無駄なことや自分がやらなくて良いこともある場合もあります。
その場合は効率化する、ほかの人や外注に任せるなどタスクを減らしたり短縮したりできるようになります
できなかったことややりたかったことやができるようになる
私は、毎月できなかったこととやりたいことを思いついたその時にタスク管理表に記載しています。
毎日見るようになるのでタスクが空いたときに、できなかったことを手動作業が原因だったら自動化したり、やりたかったことの情報を集めて実際に挑戦したりしています。
タスクの調整がうまくなっていくんです。
できなかったことや苦手だったことの時間が減って、やりたかったことが増えていくと仕事が楽しくなったりモチベーションにつながるのでオススメです。
まとめ
あくまで私の例を出して説明していきましたが、個人用にカスタマイズしたタスク管理表なので、自由に自分に合ったスタイルで作っていくのが良いと思います。
タスク管理と似たようなものは、その個人用のタスク管理表でひとまとめにできるので続けることができるというわけです！
スプレッドシートでやるのか・Evernoteでやるのか、タスク化する度合いもタスク化する必要もない物は記載しないなどその粒度は自分で設定できます。
どの業種でもこのタスク管理というのは重要で使える内容です。
タスク管理ができない人のほとんどは、タスク管理をするのがめんどくさい、(うまく使えないなど)メリットが少ない、やらされているといった理由だったりします。
であれば私が紹介したように、タスク管理をするほうがメリットがあるという状態にして続けられるタスク管理表を作成してみてください！
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